Referat af bestyrelsesmøde nr. 2/2019

25.marts 2019, VO-res klubhus

1. Godkendelse af referat fra sidste møde
   Referatet blev godkendt
2. Konstituering af bestyrelsen
   Formand: Jess Rasmussen, 2 år
   Næstformand: Tommy Kirk Damsgaard, 2 år
   Kasserer: Pia Gade, 1 år
   Sekretær: Karsten Christiansen, 1 år
   Medlem: Torben Pedersen, 1 år
3. Opfølgning på generalforsamlingen 2019
   (nedenstående kommer ikke i punkt-orden tilsvarende referatet fra generalforsamlingen)
   1. Ændringer af vedtægter
      De reviderede vedtægter er godkendt af bestyrelsen og er lagt tilgængeligt på VO hjemmeside under menuen ”Om klubben”.
   2. Mere social aktivitet omkring træninger og løb
      Bestyrelsen godkender udgifter til forplejning i tilknytning til træningsløb i rammen af VO og VIKASKI med håb mere sammenhold og lyst til at blive hængende. Dog under forudsætningerne beskrevet i kommende vejledning. Vejledningen bliver offentliggjort i VO-res post samt på hjemmesiden. Herunder de vigtigste punkter:
      1. Det er frivilligt for løbs-arrangøren at tilbyde forplejning, grundet den ekstra byrde det vil være.
      2. Det er gratis for VO medlemmer, men kan sælges til øvrige for en fair pris.
      3. Arrangøren må forvente op til 25 VO’ere plus 20 øvrige.
      4. Der skal føres regnskabsbilag jf. kasserens anvisninger.
   3. Klubmesterskaber
      Bestyrelsen diskuterer de forskellige ideer og forslag fra generalforsamlingen.
      Bestyrelsen beslutter at overordnet set fastholdes det eksisterende koncept med en stævneafvikling arrangeret af anden klub, dog med følgende justeringer: Tidligere afvikling, kortere køreafstand, flere klasser og afslutningsvis forplejning.
      Klubmesterskaber 2019 forventes afviklet den 24. august inden for rimelig køreafstand. Jess finder arrangør.
   4. Klubtøj
      Der efterspørges flere størrelser samt tilgang af cykelbeklædning.
      Karsten genoptager sagsbehandlingen med fokus på eksisterende kollektion. Der skal ikke skabes en ny dragt eller design! Derudover skal der tilføjes cykeltrøje og/eller jakke.
      Det skal undersøges om vi kan få en lokal trykker der vil lave få tryk ad gangen således vi ikke skal lave lager.
   5. MTB-O
      Der er fremsat ønske om at MTB-O’ere kan få tilskud til stævner og lign.
      Bestyrelsens svar: Der ydes tilskud til alle medlemmer på lige vilkår såfremt det er til officielle stævner, såsom divisionsturneringer. Tilskud til divisioner er, at for det første har klubben ret til at flytte folk rundt på banerne, så det tjener klubben bedst, for det andet er der tale om klubber mod klubber i konkurrencen. Problemet angående MTB er at rytterne typisk tilmeldes løb i eget navn og ikke som VO.
   6. Materiel
      Der ytres undren over meget af materiellets tilstand. Dette skal ses i lyset af VO’s store egenkapital.
      Bestyrelsens svar: Materielformanden (Keld Gade) har fået godkendt adskillige anskaffelser, både store og små, i 2018 og 2019. Således er der anskaffet pavillon, speakersæt og EMIT. Derudover foreligger en godkendt anskaffelsesliste pålydende knapt kr. 35000,- til yderligere pavilloner, klubtelte mv.
      Alle nyanskaffelser skal annonceres i VO-res post.
   7. VO-res hus
      Preben ønsker bedre udluftning af omklædningsrum.
      Jess beder Klubhusformanden (Lennart) om vejledning. Bestyrelsen diskuterede muligheden for et sug mere og muligvis fugtstyret aktivering af sug.
   8. Klubtur
      Jess foreslår Høst Åben på Bornholm i uge 43. Jess undersøger nærmere ang. Pris og muligheder.

4. Bordet rundt
   Jess: foreslår vedtægtsændring således at referat af generalforsamling skal godkendes af den valgte dirigent inden det kommer ud.
   Torben: Formand for jubilæumsudvalget undersøger behovet for økonomi til selve arrangementet. Datoer for bestyrelsesmøder skal lægges på hjemmesidens kalender; Jess effektuerer.
   Karsten: IAB
   Tommy: Har skaffet plader til skilte mv. til brug ved større arrangementer.
   Pia: IAB

5. Forplejning til bestyrelsesmøder: