Referat af bestyrelsesmøde nr. 5/2019 – Viborg Orienteringsklub

december 2019, VO-res klubhus

Til stede:	Torben Pedersen, Jess Rasmussen, Tommy Kirk Damsgaard og Pia Gade
Fraværende:	Karsten Christiansen
Næste møde:	3. februar 2020, Klokken 19:15, VO-res Hus.
Bilag:	NIL

Godkendelse af referat fra sidste møde
Kort orientering vedr. gennemførte aktiviteter og Nordkredsens klubledermøde 3o. oktober.
Der har kun været positive bemærkninger vedr. afvikling af VO 75 års jubilæum, herunder stor ros til Jubilæumskomiteen. Omkostninger holdt sig inden for de budgetterede 30.000 kr.
Klubmesterskab blev gennemført i Vindum med ca. 25 deltagere. Da der var godt vejr deltog hovedparten i den efterfølgende hygge med kaffe, kager og drøftelse af dagens løb. Vil blive gennemført efter samme koncept i 2020, men i en anden skov.
Natteravn var velgennemført, men der var desværre ikke så mange tilmeldte. Gav et overskud på ca. 3.000 kr. Imponerende indsats af de mange nye medlemmer og ældre klubmedlemmerne, som havde valgt at sige ja til at arrangere, selv om de ikke havde prøvet det før. VO påtager sig også fremover at lave en Natteravn hvert år, samt at bruge denne til at give flere erfaring i afvikling af stævner. Referat fra Nordkredsens klubledermøde 30. oktober i Horsens kan læses på DOF hjemmeside under Nordkredsen. Hovedtema var DOF planer om en ny struktur.
Forberedelse af generalforsamling 2020
1. Hvornår
  Mandag 9. marts blev besluttet.
2. Hvem er på valg/genopstiller
  Pia og Karsten genopstiller. Torben genopstiller ikke.
  Formand og Tommy er ikke på valg.
  Formand tager kontakt til Jørn Svensen og Bent Hansen samt til de to revisorer for at afklare deres planer.
3. Budget
  2019 ender kun med et underskud på ca. 11.000, selv om der er brugt ekstraordinære midler på Jubilæum (ca. 29.000 kr.) og klubtur (ca. 11.000 kr.). Dette skyldes hovedsagelig store indtægter fra udlejning af EMIT til Påskeløb, Nordjysk 2-dages med mere.
4. Aktivitetspokal
  Alle i bestyrelsen fremsender forslag til formanden, så der kan træffes beslutning på næste bestyrelsesmøde.
5. Forberedelser med mere
  Formanden udarbejder og fremsender udkast til bestyrelsens beretning for 2019 og planer for 2020 inden næste bestyrelsesmøde.
  Formanden sørger for at generalforsamlingen bliver annonceret i næste klubblad og på hjemmesiden.

Kort drøftelse af årets aktiviteter
Klubbens træningsaktiviteter er gennemført som planlagt, idet et ViKaSki-løb i Finderup blev aflyst pga. militær øvelsesaktivitet. Mængden af træningstilbud er blevet forøget i forhold til tidligere med lørdagstræning i vinterperioden, samt flere mandage med post i skoven. Det har været let at skaffe arrangører. Der har generelt været en god og voksende deltagelse i træningsløbene.
Selv om det var ønskeligt at deltagelsen i divisionsmatcherne var større, så lykkedes det alligevel VO at fastholde vores plads i 2. division. Med ændringen af divisionsturneringen fra og med 2020 er der behov for en oplysningskampagne for at sikre bedre deltagelse i alle tre matcher, idet der fremover ikke vil være en op- og nedrykningsmatch. Der var enighed om, at VO i 2020 dækker 100 % af startafgiften for de medlemmer, der deltager i divisionsmatcherne (indtil nu er 50 % dækket af klubben samt for børn og unge), samt fortsat arrangerer gratis bustransport til de matcher, som ikke arrangeres af naboklubberne. Evalueres næste år med baggrund i udviklingen i deltagelsen i divisionsmatcherne i 2020.

Aktiviteter i 2020, herunder Midtjysk Sprint Cup, Læsø 3-dages og Natteravn i Oktober
Midtjysk Sprint Cup gennemføres i Houlkær og Viborg C med Formanden som Stævneleder og banelægger. Der planlægges på afvikling med færrest mulige hjælpere. Tidstagning planlægges baseret på et samarbejde med Lars Ole Kopp, idet Keld er forhindret pga. konfirmationer. Der indkaldes til planlægningsmøde i januar 2020.
Læsø 3-dages er i god gænge.
Formand tager kontakt til Jørn Svensen for at afklare, hvorvidt VO laver MTBO-løb i 2020.
Klubtur i 2020. NJ2D i Skagen?

Træning til nye medlemmer (Pia)
Pia oplæg blev kort drøftet. Det blev besluttet, at Pia står for den teoretiske del af uddannelsen, mens formanden tager sig af den praktiske del, herunder banelægning og postudsætning.
Iværksættes til foråret når det er lyst nok til at den praktiske del kan gennemføres i dagslys.

Status vedr. rekruttering, KomOgPrøv, skoleorientering med mere
Med fokus på hvor mange ”ikke indmeldte” deltagere, vi har til både Kom&Prøv og de åbne løb ser Karsten meget positivt på rekrutteringsindsatsen. Ingen tvivl om at Viborg OK er blevet et velkendt navn med mange åbne (ikke forpligtende) aktiviteter og tilbud til alle aldre. Men det kniber fortsat med at få indmeldinger, men der har faktisk været en betydelig medlemsfremgang i 2019, hvilket også skyldes en bedre fastholdelse af nye medlemmer.
Karsten håber at MTBO fortsat kobler sig på Kom&Prøv.
Kom&Prøv gennemføres i 2020, som det er gennemført i år. Karsten fik trækningsret til op til 2.000kr til forplejning til de 6 arrangementer i 2020.
I Viborg OK gennemføres følgende aktiviteter for skolerne i Viborg kommune:
- Skolernes (5.-6. årgang) orienteringsdag i Undallslund, medio maj, i rammen af Dansk Skoleidræt.
  klassernes Outdoor Day fra Søndermølle, ultimo april, i rammen af Viborg Idrætsråd
- Puls – sommerskole.
- Med mere.

Økonomisk status (Pia)
Natteravn gav en indtægt på ca. 3.000 kr. Jubilæum blev med omkostninger på ca. 29.000 holdt inden for budgettet på 30.000. Der er købt meget nyt materiel. Klubtur kostede ca. 11.000 kr.
Der er en drøftelse af, hvad pengene til klubturen var blevet anvendt til. De er anvendt til indkvartering og til fællesspisning på Margeritten på Bornholm jf. beslutningen på bestyrelsesmødet i foråret, mens omkostninger til løb, transport, herunder færge og øvrig forplejning af afholdt af deltagerne. Der var 13 deltagere, idet 3 meldte afbud, men omkostninger til indkvarteringen var baseret på et pakketilbud omfattende 16 personer.
Bestyrelsen har ikke været inddraget i beslutningen om, at overskydende vin fra jubilæet blev medbragt og nydt på klubturen. Bestyrelsen har heller ikke været involveret i andre planer om, hvad vinen skulle anvendes til.

Bordet rundt
Jess: Næste møde. Forslag er mandag d. 3. februar 2020 i klubhuset.
Forslag til mødeplan for 2020:
Primo februar: 3/2 Forberedelse til generalforsamling og repræsentantskabsmøde.
Ultimo marts: 23/3 Opstart på et nyt år med evt. nye ansigter. Konstituering.
Ultimo maj: 25/5 Klar til sommerens arrangementer og langtidsplan inden klubledermødet.
Ultimo september: 21/9 Sommersæsonen er slut og der er klubledermøde i november.
Medio december: 7/12 Årlig status. Lidt julehygge og der er klubledermøde i januar.
Der er med baggrund i MTBO landsholdets ophold i VOres Hus behov for at få revideret husregler, samt fundet en løsning så booking og overdragelse af klubhuset foretages af et klubmedlemmer (og dermed en ansvarlig for at klubhuset anvendes korrekt og uden at berøre klubbens normale aktiviteter). Formanden tager emnet op med Lennart og Stig.

Forplejning til bestyrelsesmøder

Jess	Tommy	Pia	Karsten	Torben
Nr. 2	Nr. 3	Nr. 4	Nr. 6	Nr. 1