Referat af bestyrelsesmøde nr. 4 – 2022

19.september 2022 i VO-res hus

Mødet havde følgende tema med inviterede udvalg: Klubbens udfordringer og muligheder vedr. introduktion af nye medlemmer og klubbens træningsaktiviteter. 

Velkomst til Stig og Helle med en kort præsentation af bestyrelsen. Herefter bød Karsten på forplejning, kaffe og ostemad.

Træning: Det er bestyrelsens overbevisning at træning er i god gænge, og der hver mandag er baner til at løbe på. Anerkender at der skal et stort arbejde til løbende at finde frivillige banelæggere.

De åbne onsdagsløb er fortsat en stor succes og bliver besøgt af mange løbere fra hele landsdelen – og endnu længere væk. Det overvejes at begynderbane udelukkende opsættes, hvis der er tilmeldte til banen, idet banen i sig selv er udsætningstung.

Lørdagene (vinterperioden) er fordelt og der foregår forhandling med partnerklubberne om opstart. 

Hjemmesiden bliver opdateret i løbet af vinteren og forskellige ideer blev diskuteret. 

Introduktion til nye medlemmer: Introduktionsudvalget sender besked til nye medlemmer med tilbud om rundvisning og andet praktik. Derudover hjælpes de nye til træning med eventuelt makkerpar mv. Der ses en generel nedgang i efterspørgslen efter klubbens tilbud, men dette gælder alle fritidsklubber og foreninger.

Udvalget er også drivende kraft for foreningens fællesskab i form af busture, fællesspisninger mv. Udvalget så gerne, at der blev informeret om alle klubbens aktiviteter fx for skoleklasser. Det blev besluttet, at der fremover udarbejdes et nyhedsbrev hver måned i lighed med det, de har i SOK. 

Aktion: Bestyrelsen (Formanden). 

Herefter fortsatte det ordinære bestyrelsesmøde.

1. Godkendelse af dagsorden samt referat fra sidste møde

Dagsorden udsendt direkte til deltagerne på e-mail. Godkendt.

Sidste møde 23. maj 2022. Referat tilgængeligt på hjemmesiden. Godkendt.

2. Gennemførte aktiviteter

Sportspraktikdag 2. juni: Der deltog 12 klasser (ca. 350 elever). Formålet er at give eleverne lidt undervisning i orienteringsløb og lade dem prøve at løbe. Småregn men uden at det påvirkede eleverne lyst til at prøve noget nyt. Meget god feedback. God hjælp fra klubbens medlemmer og Kai fra Karup OK.

Læsø 3-dages 19-21. juli 2022: Super arrangement som også indeholdt de planlagte testløb for eliten. Omkring 400 deltagere. Dvs. 1.200 starter. 

Pulsskolen 2. august: Gennemført af Keld og Jess i godt vejr og med 50 meget motiverede unge omkring Hald Ege skole. 

Outdoor Day fredag 19. august: VO deltog med Jess og Keld. Super god feedback.  8 klasser med i alt 175 elever-

JFM Lang i Dollerup Bakker 21. august 2022: Svend Erik var stævneleder. Super arrangement med lidt regn.

Jess har gennemført flere forløb for skoler med baggrund i et KLC tilbud (KLC = Viborg Kommunernes Kulturelle Læringscenter).

3. Planlagte aktiviteter

Af referatet for møde 3/2022 fremgår det, at bestyrelsen igangsætter arbejdet med en femårsplan for anvendelse af skove til stævner og tegning af kort over VO-res skove. Dette er iværksat under ledelse af Jess og bestyrelsen blev briefet om status. 

Kulturnatten fredag 14. oktober. Helle, Tommy og Jess. 

Naturskattejagten i uge 42 starter lørdag den 15. oktober (uge 41) med start fra Undallslund (VO-res hus). 

Natteravn onsdag 19. oktober. Indbydelse er på nettet. Alle funktioner er besat.

Påskeløb i 2023: Jess havde et oplæg i forbindelse med fællesspisning og efterlyste fortsat funktionsledere og hjælpere. Ultimo SEP påbegyndes fremsendelse af direct mail til klubbens medlemmer mhp. at få alle funktionsledere og hjælpere på plads.

4. Erfaringer fra Kom&Prøv arrangementer

Kom&Prøv er gennemført tre mandage før sommerferien og 2 mandage efter. Sammenlagt har der været 1 familie med børn og 2 individuelle gæster. Men der har været rimelig stor visning af Facebook begivenhederne og klubbens medlemmer har deltaget i fint omfang. Vi fastholder.  Karsten er ansvarlig.  

5. Nye klubdragter og evt. officialbeklædning til Påskeløbet

Der blev nedsat et udvalg med Karsten og Tommy med henblik på at der kan tilbydes klubbens medlemmer nye klubdragter med mere inden påskeløbet 2023. Fortsat de nuværende farver

Genoptager dialogen med Trimtex. Klubtøj er som minimum en løbeoverdel og træningsjakke. 

Officialtøjet indkøbes af klubben og er kun en overdel/jakke til brugerens fremtidige eje, men designet skal ligge op ad, eller svare til klubtøjet.

Forslag til beslutning skal være klar inden næste bestyrelsesmøde og gerne tidligere.

6. Bordet rundt

Jimmi: Ingenting

Anders: Hvordan sikrer vi fastholdelse af nøglekompetencer? Vi rekrutterer og oplære nye medlemmer i tilknytning til Natteravn, men også til stævner og i forbindelse med træningsløb. Tommy: Har brugt klippeposterne til et spejderarrangement med kæmpe succes. Fasthold klippeposterne. Der skal indkøbes nye postskærme i tilknytning til Påskeløb 2023. Kan vi ikke donere en pakke med et kort og gamle skærme til andre foreninger, såsom spejdere mv.? Klubmesterskab? Jess drøfter forslagene med klukbens materielforvalter.

Karsten: Ingenting

Næste møde bliver mandag den 7.november. Her vil der være fokus på økonomi og materiel, hvor Pia og Keld vil blive inviteret.

Mødeplan 2022

———- SLUT———–