Referat af bestyrelsesmøde den 25. september 2017
Til stede: Pia Gade, Lene Bejer, Anders Byrdal, Tommy Kirk Damsgaard, Jess Rasmussen og Lene S. Nielsen.
Afbud: Karsten Christiansen
- Godkendelse af referat fra sidste møde. Referat godkendt.
- Konstituering af bestyrelsen med baggrund i at Jørn Svensen ikke indgå i bestyrelsen før efter VM MTBO i 2019. Karsten Christiansen har sagt ja til at substituere Jørn.
Drøftelse af opgave og ansvarsfordeling med udgangspunkt i den opgaveliste, som Pia tidligere har lavet – vedhæftet. Vi fortsætter med de opgaver vi har fået tildelt.
- Drøftelse af beslutning fra sidste bestyrelsesmøde vedr. afprøvning af brugerbetaling (se referatet pkt. 3).
Er ikke implementeret, idet Stig Barrett argumenterede med at vi har fået en række indmeldelser (dvs. nuværende koncept virker). Endvidere meddelte Stig, at han gik ud fra at bestyrelsen kommer med et oplæg til bemanding, plan m.v. af både mandagstræning og KomOgPrøv mandage, idet han føler det rigtigt, at andre end ham tager disse opgaver på sig. Jess drøftede sagen med Stig og besluttede at afvente en implementering indtil vi har haft en fornyet drøftelse i bestyrelsen, og såfremt vi fortsat vil gå den vej, så har fundet nogen til at overtage Stigs opgaver inden det iværksættes.
Jess har en forventning om, at emnet er drøftet i gruppen KomOgPrøv, og at Pia medbringer en liste over nye medlemmer i klubben til mødet.
Pia medbragte en statistik over indmeldte og udmeldte fra 2013 og frem til nu. Der er stort set ingen ændringer gennem årene og der er lige så mange udmeldte som indmeldte.
Det blev derfor besluttet at Rekruttering arbejder videre som hidtil og drøfter evt. muligheder fremover.
Hvad kan vi gøre for at fastholde medlemmerne? Vi skal måske have en folder der fortæller om mulighederne i klubben? Tildele nye medlemmer en mentor? Vi tager emnet op på næste generalforsamling.
- Rengøring. Viborg Kommune har givet tilsagn om tilskud i 2018, hvor vi kan få dækket ca. 75% af udgiften. Bestyrelsen besluttede at indhente tilbud og sætte det i gang.
- Aktiviteter i efteråret, vinteren herunder:
Natløb i oktober, Pia har fået skov- tilladelsen, beregning er besat, vil gerne have en hjælper til start samt mangler parkeringsvagt og postindsamlere.
2018: Læsø 3-dages i juli og DM Lang i Ulbjerg i september. Rækker ressourcerne til mere? DOF tanker vedr. en sprintcup, herunder muligheder for økonomisk støtte til bl.a. korttegning.
Løb i 2019, 2020 og 2021 skal vi også tænke på. Vi kigger i langtid terminslisten og ser på mulighederne og drøfter dem på næste bestyrelsesmøde.
6. Bordet rundt. Lene B. – ang. Frivillighedsskema, har lavet et prøve skema som bestyrelsen besvarer indenfor en uge, så vi kan se hvordan den fungerer. Outdoor Fitness i oktober? Jess har ikke hørt yderligere, han følger op på det. Terrassen er blevet malet. Tommy står for kopimaskinen nu. Tommy har ikke noget. Anders – hvad med klubmesterskabet? Jess – klubmesterskabet bliver den 28. oktober kl. 13.00 i Romalt Bakker ved Randers, Jess sørger for indbydelse i klubbladet – deadline d. 29. september. Lene – Juleafslutning/gløgg bliver lørdag den 9. december. Nytårsløb bliver 6. januar (Jess og Rasmus er banelæggere), Lene sørger for indbydelse i klubbladet. Pia – JydskFyns Sprint gav kr. 4.195,00 i overskud og sprint i Bjerringbro gav kr. 1.560,00 i overskud. DM Hold, der blev solgt for ca. kr. 6.000,00 i kiosken super godt. Ros til Stig for hurtig indlægning på hjemmesiden. Input til eftersnak med ønske om generel forbedring i form af fleksibilitet i forbindelse med afholdelse af løb, specielt div. matcher, Jess vil tage ønsket med til næste klubledermøde. Beklager fejl opkrævningen af kontingentet.
- Næste møde. Forslag er mandag d. 18. december 2017.
Forslag til mødeplan for året.
Primo februar: 06/2 Forberedelse til generalforsamling og repræsentantskabsmøde.
Ultimo marts: 27/3 Opstart på et nyt år med nye ansigter. Konstituering.
Ultimo maj juni: 29/5 Klar til sommerens arrangementer. Og inden klubledermødet.
Ultimo september: 25/9 Sommersæsonen er slut og der er klubledermøde i november.
Medio december: 18/12 Årlig status. Lidt julehygge. Der er klubledermøde i januar.