Referat af bestyrelsesmøde den 28. maj 2018

Referat af bestyrelsesmøde den 28. maj 2018
Til stede: Pia Gade, Lene Bejer, Tommy Kirk Damsgaard, Karsten Christiansen, Jess Rasmussen, Torben Pedersen og Lene S. Nielsen.

1. Godkendelse af referat fra sidste møde. Referat godkendt.
2. Nordkredsens klubledermøde jf. vedhæftede mail. Planlægger på at alle har gennemset materialet inden mødet, så vi alene drøfter klubbens stillingtagen til de rejste emner, samt forslag til terminslisten i 2019-2020. Jess meddelte at der ikke på nuværende blev vedtaget nye regler. Pia havde nedskrevet nogle kommentarer som blev læst op for bestyrelsen. Bestyrelsen snakkede lidt frem og tilbage om forslaget ud fra kommentarerne. Jess noterede følgende: Ikke favorisere unge, lørdage dårlige dage, to dage i træk er ikke let for mindre klubber, det er vel resten der er i 3. division, bør alene være klasser som fremgår af kort (og ikke baner), klassevis afvikling, 5 matcher er svært at få bred deltagelse til. Vi skal skelne mellem generelle bestemmelser i DOF-reglement og Div. Turnering.
3. Kort tilbagemelding fra skoleorienteringsdag, Find Vej i Danmark og outdoor aktivitetsdag (Jf. Karstens tilbagemelding). 4.-5.maj Sønder Mølle om fredagen deltog 200 8.klasses elever. Kæmpe succes med gode tilbagemeldinger. Lørdag officiel Find Vej i.. dag, flere baner med 18 løbere hvoraf 6 var fra klubben. Der deltog 20 på MTB-O. Der forventes 2 outdoor dage om året ifølge kommunen og Viborg Idrætsråd. Brochure/materialer blev udleveret. Den 17. maj var det skolernes Find Vej i.. dag – stor succes 183 tilmeldt + en 8. klasse, gode tilbagemeldinger fra skolerne. VO modtager kr. 10.000,00 fra DOF samt 200 x kr. 10,00 for kort tryk. Fra bestyrelsen – Stor ros til arrangørerne, ”genvalg” på alle poster. OBS! Næste år er der Skole OL i stedet for Find Vej i skolen dag.
4. Kort status vedr. DM i MTBO – Tommy – Der er styr på det. Læsø 3-dages – Pia – Færdig rekognosceret, Manilla mærker sat op, banekontrollørerne (Pia og Lene) tager over og tjekker, aftaler er i hus, Pandekagehuset er åbent, funktionsledere samt hjælpere er indkaldt til møde. DM Lang i Ulbjerg – Jess – inkl. WRE-stævne for eliten, gør det lidt mere kompliceret, men det er primært vedr. tilmeldingen. Kortet er færdigt, banekontrollen fundet, der er styr på det.
5. Den nye Persondataloven jf. mit forslag nedenfor. Nedenstående forslag godkendt af bestyrelsen. Jess taler med Stig, der på samme tidspunkt også var i gang med at skrive et forslag ang. Persondataloven til hjemmesiden.
6. DIF og DGI’s foreningspulje. Materielmand Keld forslår vi søger om brikker. God ide. Vi køber også et nyt telt, da de øvrige er mere eller mindre ”storm” skadede. Keld bedes iværksætte.
7. Bordet rundt. Lene B. – Klubmesterskab – hvor og hvornår? Tidspunkt er efter efterårsferien, Jess og Karsten laver forslag som rundsendes til bestyrelsen. Karsten – Beklædning ligger hjemme, vil tage det med ud i klubben en anden dag så vi kan se det. Pia – Har fået en fupfaktura, den ryger direkte i skraldespanden. Definering af kassererjob, når
   der er nogen fra klubben der har solgt noget er det nemmest for alle parter at den samme person selv skriver en regning – bred enighed i bestyrelsen, da et par af dem allerede selv har sendt regninger – Jess foreslog at Pia fik lagt en skabelon på hjemmesiden samme sted som indtægtsbilag og med en lille instruktion – hvor det fremgår at kassereren skal have en kopi af fakturaen. Lene S. – Hvem vasker klude nu da vi ikke længere har en rengøringsturnus? Hvem har ansvaret for indkøb til klubhuset så som toiletpapir, køkkenrulle, kaffe m.v.? Der blev foreslået at vi ansøger om én der vil stå for det. Lene B. sætter en annonce i næste klubblad. Torben – Opvasker? Har været oppe og vende før, blev nedstemt af flere argumenter bl.a. begrænsning af kuverter, den skal tømmes, der ligger noget socialt i at vaske op sammen. Tommy – Flytning af pæle på Broddingbjerg? Sender forslag på ændringer. Får pæle til Granada torsdag d. 31. maj, vi får tilskud fra DOF. 4 pæle på lager – de kan bare bruges. Jess – terminsliste – 2019: 1. Div. Match, vi skal finde en skov samt stævneleder, mulighederne for at gennemføre et løb i Ulbjerg undersøges. Lave et sprintløb? Tommy kort omkring Sønder Skole kan danne grundlag. Jess spørger Steen ang. korttegning af skove i 2019-2020. Natløb til efteråret – Pia finder en stævneleder. DM-nat 2020 evt. i Vindum – Jess afklarer vedr. korttegning og skovtilladelse.
8. Næste møde. Mandag d. 24. september.

Forslag til mødeplan for 2018. Primo februar: 21/2 Forberedelse til generalforsamling og repræsentantskabsmøde. Ultimo marts: 26/3 Opstart på et nyt år med evt. nye ansigter. Konstituering. Ultimo maj: 28/5 Klar til sommerens arrangementer og langtidsplan inden klubledermødet. Ultimo september: 24/9 Sommersæsonen er slut og der er klubledermøde i november. Medio december: 17/12 Årlig status. Lidt julehygge. Der er klubledermøde i januar.

Behandling af personoplysninger (til klubblad, hjemmeside og direct mail): Som medlem af Viborg Orienteringsklub, har du afgivet nogle personoplysninger, såsom navn, adresse, e-mail og telefonnummer. Personoplysningerne anvendes til at administrere dit medlemskab, herunder din tilmeldinger og afregning vedr. deltagelse i åbne løb via O-service, samt til fremsendelse af oplysninger vedr. klubbens aktiviteter, frivillighedsundersøgelse med mere. Viborg Orienteringsklubs bestyrelse er ansvarlig for, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende ret. Som registreret medlem har du nogle rettigheder, herunder altid at kunne få indsigt i hvilke oplysninger, vi har registreret om dig, få oplysningerne rettet eller slettet, såfremt de er ukorrekte, ufuldstændige eller irrelevante. Du har endvidere mulighed for selv at rette dine personoplysninger og bestemme hvem der må have adgang til dine personoplysninger i O-service. Vil du gøre brug af dine rettigheder skal du følge vejledningen på hjemmesiden. Du opfordres til at læse mere om vores håndtering af personoplysninger på www.viborgOK.dk/personoplysninger