Referat af bestyrelsesmøde den 24. september 2018

Til stede: Pia Gade, Lene Bejer, Tommy Kirk Damsgaard, Jess Rasmussen, Torben Pedersen og Lene S. Nielsen.
Afbud fra Karsten Christiansen.

Godkendelse af referat fra sidste møde. Referat godkendt.
Klubbens aktiviteter
VIKASKI træningsløb – periode? Det når at blive mørkt når posterne skal indsamles. Vi bibeholder perioden, der skal blot gøres opmærksom på lysforholdene overfor arrangørerne. Jess nævner det for Stig.
Poster i Skoven koordineret med Tekniktræning – Strukturering og planlægning af mandagstræning med henblik på fastholdelse af nye medlemmer. Det blev fastslået at tekniktræning om mandagen kun er for begynderne i klubben og skal ikke indholdsmæssigt koordineres med poster i skoven. Starttiden kl. 18.00 skal derimod respekteres (gælder også om onsdagen), hvis alle løber ud før tid, oplever nye medlemmer ikke klublivet, men kommer til et tomt lokale og ser på det nærmeste ingen i skoven eller bagefter deres løb. Jess laver et opslag herom til hjemmesiden.
Vintertræning sammen med Karup OK og Skive AMOK koordineret med kom og prøv. Skive har meldt fra, de kan ikke overkomme mere. Samarbejde med Karup er sat i gang.
På baggrund af indlæg fra Jess, så blev der påbegyndt en drøftelse af, hvorvidt der fortsat skal betales for at løbe onsdagsløb arrangeret af Karup OK eller Skive AMOK. Det blev aftalt at Pia laver en opgørelse over, hvad indtægterne fra onsdagsløbene er og Jess drøfter de to andre klubbers holdning hertil. Emnet drøftes videre på næste bestyrelsesmøde.
Betingelser for deltagelse i klubbens egne åbne løb. Der er en uskreven regel om, at man kontakter stævnelederen, inden man tilmelder sig de af klubben arrangerede åbne løb. Der skal stå i funktionsbeskrivelsen for stævnelederen, at medlemmer der tilmelder sig klubbens egne løb, kan tildeles opgaver i stævnet af stævnelederen.
Rengøring. Erfaringer. Fortsætte i 2019? Bestyrelsen er meget tilfredse med rengøringen. Vi fortsætter i 2019.
Aktiviteter i 2019-:
1. 1. divisionsmatch 5. maj i Ulbjerg. Jess Rasmussen stævneleder, Søren Elkjær banelægger.
2. VO arrangering af sprintløb i 2019? Ja vi finder en weekend efter 5. maj (der er DM i sprint i Grindsted d. 25. maj). Umiddelbart ses 11.-12. maj ud til at være ledig for arrangementer i Nordkredsen.
3. Natteravn? Ja
4. Langtidsterminslisten. Løb til og med 2020 er besatte. Vi lægger ”billet” ind på JFM Sprint i 2021.
Bordet rundt. Torben – klubtøj? Vi har noget på lager. Torben laver en forhånds undersøgelse på om der er nogen der mangler klubtøj. Lene B. – arbejdsdag den 1. oktober samt løb og fællesspisning. Tommy – Houlkær og Granada har hver fået 40 poster sat op – 4 steder hænger der kort. Lene S. – Juleafslutning? Afholdes lørdag d. 8. december. Pia – Dejligt med tilkendegivelse fra alle om Winkas. Nordea opkræver nu kr. 300,00 pr. år for foreninger. Vil gerne lave noget for de nye med en coach, udgift til transport m.v. ca. kr. 1.000,00 – bestyrelsen siger ok. Vi har haft 3 arrangementer – MTBO, Læsø og DM lang – bestyrelsen blev orienteret om resultatet af de tre arrangementer. Hvad er bestyrelsens holdning til hvordan vi fremover arrangerer Natteravne? Skal det være i nuværende form (læringsløb for arrangører) eller skal vi lave det som evt. Put’nRun? Svar forventes senest medio 2019. O-service rettigheder i forhold til persondataforordningen. Vil gerne høre bestyrelsens mening om, hvem der skal have de forskellige rettigheder i O-service med udgangspunkt i egne forslag (forslag rundsendt på mødet). Svar forventes senest på næste bestyrelsesmøde. Jess – Der er blevet lavet en side vedr. personoplysninger på www.viborgok.dk, hvoraf det fremgår, hvilke oplysninger klubben råder over og hvad de anvendes til. Derudover er der oprettet en mailadresse: personoplysninger@viborgok.dk, som kan anvendes af klubbens medlemmer, hvis de ønsker indsigt i, hvad klubben ligger inde med af personoplysninger om dem samt få dem justeret eller slettet.
Næste møde. Mandag d. 17. december 2018 kl. 19.30.