Referat af bestyrelsesmøde nr. 1/2020 – Viborg Orienteringsklub

februar 2020, VO-res klubhus

Til stede:	Pia Gade, Torben Pedersen, Jess Rasmussen, Tommy Kirk Damsgaard og Karsten Christiansen.
Fraværende:
Næste møde:	23.marts 2020, Klokken 19:15, VO-res Hus.
Bilag:	NIL

Godkendelse af dagsorden
Godkendt

Godkendelse af referat fra sidste møde
Godkendt.

Klubledermødet 15. januar 2020 i Skive. Jess giver kort resume
God gennemgang fra Nina Hoffmann, DOF Natur- og Skolekonsulent, af de udfordringer der kan være ift skovtilladelser og samspillet med (modspillet fra) andre organisationer med interesse i naturen, såsom dansk ornitologisk forening (DOF).
Ros fra kredsformanden fra VO donation af gaver fra 75 års jubilæet til Nordkredsens Venners børn og ungdomsarbejde.

DOF repræsentantskabsmøde. Drøfte deltagelse og mandat.
Steen Frandsen deltager ikke i år, og der var ikke nogen, der kunne afsætte tid hertil. VO er således ikke repræsenteret på DOF Repræsentantskabsmøde 9. marts.

Langtidsplaner, herunder status vedr. Midtjysk Sprint Cup, Læsø 3-dages juli 2020 og Påskeløb i 2023.
Midtjysk Sprint Cup: Jess er stævneleder og banelægger. Har deltaget i koordinationsmøde med Skive. Indbydelse er lagt på nettet, og stævnet er åben i O-service.. VO har påtaget sig alle fælles opgaver, herunder tilmelding mv. Lars-Ole Kopp står for tidstagningen til alle fire løb. Viborg Kommune har givet tilladelse til løbene i Houlkær hhv. Viborg C.
Alle funktionsledere er fundet, og der planlægges på et møde i starten af marts. Herefter vil der blive efterspurgt et mindre antal frivillige til at hjælpe på dagen.
Læsø: Keld Gade har lavet budget, der umiddelbart vurderes at give overskud. Der er fundet det nødvendige mandskab til stævnet.
Påskeløb 2023: Jess er i gang med de første skridt og er ved at samle en gruppe af nøglepersoner. Der planlægges på et opstartsmøde omkring påske.

Forberedelse til Generalforsamlingen 9 marts 2020 kl. 1900 i klubhuset
1. Beretning 2019 og plan for 2020 – udkast vedhæftet.
  Beretningen er justeret ift medlemstal. Beretningen godkendt.
2. Regnskab for 2019 og budget for 2020
  Pia har sendt regnskabet til revision. Regnskabet er endnu ikke godkendt, men udleveret til bestyrelsen i udkast. Bestyrelsen anerkender, at det opnåede underskud er en del af strategien til udvikling af klubben og nedbringelse af egenkapitalen ved investeringer i nyt materiel.
  Pia beder om bestyrelsens overvejelser ift at droppe budgetudarbejdelse med baggrund i at budget ikke anvendes aktivt, hverken af bestyrelsen eller kommunen, men er en væsentlig byrde. Umiddelbart tilslutter bestyrelsen sig forslaget med begrundelse i at nylige anskaffelser ikke har været budgetteret, men er vurderet fra sag til sag. VO vedtægter stiller ikke krav om budget, herunder ikke noget krav om, at budget skal behandles på generalforsamlingen. Så det blev besluttet ikke at medtage budget på generalforsamlingen.
3. Valg til bestyrelse med mere.
  Torben Pedersen genopstiller ikke – Bestyrelsen vil foreslå Jørn Svensen.
  Karsten Christiansen genopstiller.
  Pia Gade genopstiller.
  Tommy og Jess er ikke på valg.
  Birgitte genopstiller som revisor og Thomas er ikke på valg.
  Søren Elkjær genopstiller som revisorsuppleant.
  Arne Moe Jensen har accepteret at bestyrelsen peger på ham som dirigent.
  Der er et udestående vedr. suppleanter, hvilket Jess får på plads inden dagsorden til generalforsamlingen udsendes.
4. Forplejning med mere.
  Karsten, brug eventuelt Lennart. Sidste år var der 29 fremmødte.
  Forplejning består af hovedret, øl og vand, samt kaffe/the og kage.
5. Aktivitetspokalen
  De indkomne forslag blev debatteret, og valget skete i enighed i bestyrelsen. Offentliggøres til generalforsamlingen. Jess sørger for indgravering af pokalen.

Bordet rundt
Jess: Forslag fra Karup OK om at fastholde ”ingen egenbetaling” for ViKaSki medlemmers deltagelse i træningsløb. VO tilslutter sig forslaget. Der er efterfølgende lavet endelig aftale med Skive og Karup OK, og det er lagt på hjemmeside og opslag på Facebook.
Torben rykkede for opdatering af husregler. Jess laver et udkast og afstemmer det herefter med Lennart og Keld.
Præsenterer forslag fra Helle og Birgitte ang. oplæg og andre indslag til fællesspisninger i foråret. Jess har efterfølgende indkaldt Helle, Birgitte og Pia til et kort møde herom.
Forslag om at genoptage vinterens trænings alternativ, såsom et styrketræningshold eller lign. Potentiel et emne til generalforsamling mhp. at få undersøgt hvor bred en interesse, der er herfor, samt om der er noget der frivilligt vil påtage sig opgaven.
Karsten: Har tilmeldt Kom&Prøv til FITDEAL og påtager ansvaret for eventuelle tilmeldte. Således er Kom&Prøv udbredt til endnu en platform. Der forventes ikke den store tilslutning, men der er sat et loft på 12 deltagere per gang. FITDEAL varsler antal deltagere inden arrangementet. Der er ikke betaling for arrangementet.
Tommy: IAB
Pia: Hans Christian overdragelse af arbejdet som løbstilmelder til Keld og Pia er p.t. ikke afsluttet, fra sig. Forslag om at oprette et aktivitetsudvalg der skal lave fire arrangementer; forår, sommer, efterår og jul. Bestyrelsen debatterer men ingen konklusion.
Den eksisterende højrente konto i Vestjysk bank ophører. Pia finder ny løsning.
Bestyrelsen bedes tage stilling til hvorvidt VO medlemmer kan anvende VO materiel til at arrangere IFK tirsdagsløb uden fakturering. Jess drøfter mulighed med Kristian Buch og Jan Nielsen (IFK). Alle aftaler skal videreformidles til materielmanden (PT Keld Gade).

Mødeplan 2020

Dato	Tema	Forplejning
03. februar	Forberedelse til generalforsamling og repræsentantskabsmøde	Torben
23.marts	Opstart på et nyt år med evt. nye ansigter. Konstituering	Jess
25.maj	Klar til sommerens arrangementer og langtidsplan inden klubledermødet	Tommy
21.september	Sommersæsonen er slut og der er klubledermøde i november	Pia
30.november	Årlig status. Lidt julehygge. Der er klubledermøde i januar	Karsten